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Foi publicada a Instrução Normativa nº 79, de 14 de abril de 2020 (“IN 79”) do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), que passou a regulamentar a participação e votação a distância em assembleias e reuniões de sociedades anônimas de capital fechado, limitadas e cooperativas, em linha com a Medida Provisória nº 931, que havia concedido tal competência ao DREI.
A IN 79 possibilita a realização de assembleias de acionistas e reuniões de sócios a distância em duas modalidades: (I) semipresencial, em que é possível a participação dos acionistas/sócios tanto de forma presencial quanto a distância e (II) digital, quando os acionistas/sócios apenas poderão participar do conclave a distância (não havendo local físico para realização).
Além disso, a forma de participação das assembleias e reuniões a distância poderá ocorrer de duas maneiras, cada qual com regras específicas dispostas na IN 79.
Uma delas é através do envio prévio de boletim de voto a distância (mecanismo já adotado pelas companhias abertas com listagem em bolsa), em que o acionista previamente ao conclave, preenche o respectivo formulário indicando os seus votos nas matérias objeto da ordem do dia. Assim, a IN 79 regulou as regras de interação entre o acionista/sócio e a empresa, para envio do boletim e cômputo dos votos.
Outra maneira é através da participação remota, na qual o acionista, por meio de sistema eletrônico hábil, efetivamente participa em tempo real da assembleia ou reunião, podendo interagir e proferir seu voto durante o conclave. Para este tipo de participação, o DREI impôs uma série de regras para assegurar a interação dos presentes e registro dos eventos, que deverão ser observadas e promovidas pelo sistema eletrônico utilizado.
A IN 79 também trata de outros aspectos relevantes com relação à participação a distância, como a publicação dos anúncios para convocação das respectivas assembleias e reuniões e a adequação dos estatutos e contratos sociais das sociedades.
Este último tema possui especial relevância na medida em que o DREI poderá passar a exigir a adequação dos estatutos e contratos sociais das empresas a esta modalidade (no caso das sociedades que passem a realizar conclaves a distância).
– Ficamos à disposição para esclarecer dúvidas e assessora-los neste assunto.